Avant d'appeler votre prochaine reunion, la premiere etape consiste a decider si c'est vraiment essentiel. Afin de determiner qui, demandez-vous ce qui suit :
Cette reunion est essentiel ?
Est-ce que nous pouvons faire sans elle ?
Est-ce que nous pouvons accomplir la tache sans une reunion ?
Est-ce qu'on peut attendre une autre semaine ?
Est-ce que nous pouvons accomplir des choses avec quelques reunions ?
Alors, si vous avez decide qu'une reunion est la meilleure facon d'atteindre votre objectif, les conseils suivants peuvent vous aider a organiser des reunions plus efficaces :
1. Debut et de fin des reunions sur le temps. Assurez-vous que tout le monde sait a quel moment vous etes pour demarrer et a la fin. Si vous avez un temps de fin, vous trouverez que votre temps est plus productif dans le temps imparti.
2. Ont un programme ouvert sur le tableau noir ou flip chart. Les participants peuvent ajouter un element avant la reunion. Toutefois, ils doivent etre prets a mener la discussion si ils mettent un point a l'ordre du jour.
3. Si un element n'est pas sur l'agenda ouvert, reporter pour la discussion a une date ulterieure.
4. Donne a chaque point de l'ordre du jour une limite de temps. Si l'action ou la discussion ne peut etre achevee pendant le temps imparti, il doit etre retardee jusqu'a la fin de la reunion.
5. Apres tout ordre du jour ont ete discutes, traiter les elements retardees et estimer combien de temps il faudra pour en discuter. Decider si l'element peut etre discute aujourd'hui ou besoins plus action avant qu'une decision peut etre faite.
6. Tout element retardee devrait etre le premier element sur le prochain programme ouvert.
7. Resumer et enregistrer des elements de l'action avant l'ajournement de la reunion. Determiner qui est responsable de l'action.
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